Whistleblowing

Intern klokkenluiderssysteem voor het melden van inbreuken

Volgens wet nr. 171/2023 Coll., inzake de bescherming van klokkenluiders, Canna b2b s.r.o. (hierna de "Meldingsplichtige entiteit" genoemd) heeft een intern systeem ingevoerd voor het melden van onwettige gedragingen (hierna het "Interne Klokkenluiderssysteem" genoemd). Dit systeem is bedoeld voor werknemers en andere personen die tijdens hun werk of soortgelijke activiteiten informatie hebben verkregen over illegaal gedrag met de kenmerken van een strafbaar feit of misdrijf, waarvan de boete volgens de wet ten minste 100.000 CZK bedraagt. Dergelijk gedrag is in strijd met de wetten van Tsjechië of het recht van de Europese Unie (met name Richtlijn (EU) 2019/1937).

Aanmeldingen kunnen worden ingediend door:

een werknemer van de meldingsplichtige entiteit;
een persoon die een andere soortgelijke activiteit verricht voor de meldingsplichtige entiteit op grond van afdeling 2 art. 3 lit. a), b), h) of i) van wet nr. 171/2023 Coll.

De meldingsplichtige entiteit sluit de ontvangst uit van kennisgevingen van personen die geen werkzaamheden of andere soortgelijke activiteiten voor haar verrichten op grond van artikel 2, lid 1, van de wet. 3 lit. a), b), h) of i) van wet nr. 171/2023 Coll.

Procedure voor het indienen van een rapport

De meldingsplichtige entiteit staat de indiening van kennisgevingen op de volgende manieren toe:

Schriftelijk – door een papieren kennisgeving te sturen naar het adres van de statutaire zetel van de meldingsplichtige entiteit met de vermelding "Niet openen – vertrouwelijk (melder)".
Per e-mail – door een bericht te sturen naar het e-mailadres: [email protected].
Telefonisch – op +420 774 766 034.
Mondeling – in het bijzijn van de bevoegde persoon die een dergelijk verslag in het dossier opneemt.

De relevante personen zijn Kateřina Bíliková en Tereza Malá.

Naast het interne klokkenluiderssysteem heeft de klokkenluider het recht om een melding in te dienen via het ministerie van Justitie van de Tsjechische Republiek. Deze optie kan worden gebruikt op het officiële platform: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni

Bescherming en vertrouwelijkheid van klokkenluiders

Het rapport moet informatie bevatten aan de hand waarvan de klokkenluider kan worden geïdentificeerd. Anonieme meldingen worden niet verwerkt – de meldingsplichtige entiteit is niet verplicht om anonieme meldingen te ontvangen of te behandelen op grond van artikel 2, lid 2, van Wet nr. 171/2023 Coll. (met uitzonderingen gespecificeerd in de wet).
De meldingsplichtige entiteit is verplicht tot geheimhouding van de identiteit van de klokkenluider en de inhoud van de melding – alleen bevoegde personen hebben toegang tot deze informatie.
De klokkenluider is beschermd tegen represailles (bv. beëindiging van het dienstverband, verslechtering van de arbeidsomstandigheden) voor het te goeder trouw indienen van een melding.

De meldingsplichtige entiteit heeft een interne richtlijn uitgevaardigd die de kwestie van de bescherming van klokkenluiders in detail regelt, met inbegrip van de exacte procedure voor het indienen en behandelen van meldingen. In geval van onduidelijkheid over de procedure zijn de regels van deze interne richtlijn van toepassing.

Afhandeling van meldingen en misbruik

De meldingsplichtige entiteit is verplicht om de melding te evalueren en uiterlijk binnen 30 dagen na de datum van ontvangst te beslissen over verdere maatregelen.
In het geval van complexere meldingen kan deze termijn worden verlengd tot 60 dagen – de klokkenluider moet op de hoogte worden gebracht van de verlenging van de termijn.
Na onderzoek van de melding wordt de klokkenluider geïnformeerd over de uitkomst en de eventueel genomen maatregelen.
Het bewust doen van een valse melding kan worden beschouwd als misbruik van rechtsbescherming en kan leiden tot disciplinaire maatregelen of andere juridische stappen.
De meldingsplichtige entiteit behoudt zich het recht voor om maatregelen te nemen om haar rechten te beschermen in geval van bewuste valse meldingen.